La productivité pour un employé est capitale pour la survie de son poste. Mais comment s’organiser pour avoir un travail productif ? Alors beaucoup essayent de faire mieux mais en vain sont leurs efforts. Ainsi la question à se poser est celle de savoir comment bien s’organiser pour un travail productif ?

Comment ça marche

Une organisation passe tout d’abord par un état d’esprit serein, ainsi organiser son travail repose sur : la répartition du travail et sa coordination. Au fil du temps, plusieurs formes d’organisation ont été proposées qui se concentrent sur l’une ou l’autre de ces dimensions. Par conséquent, le concept de personnes au travail et les contraintes auxquelles sont confrontés les travailleurs peuvent varier considérablement, affectant leur productivité et leur bien-être.

Vous serez alors plus efficace au travail

La façon dont vous organisez votre travail joue un rôle important dans votre productivité. Voici les conseils pour réussir dans cette démarche et être productif.

Organisez votre espace de travail

Tout commence par-là. Emportez avec vous tout ce dont vous avez besoin. Faites un inventaire minutieux de toutes les choses que vous utilisez régulièrement pour ranger le bureau. Garder les choses que vous utilisez le plus souvent sur le bureau maximise votre productivité et facilite votre organisation. Abandonnez ce dont vous n’avez pas besoin. Trop d’objets entraînent une distraction. Nous ne disons pas que vos bureaux doivent être vides, mais renoncer à certaines choses qui ne sont pas essentielles rendra votre espace de travail plus fonctionnel et productif. Si vous n’avez rien utilisé au cours des six derniers mois, débarrassez-vous-en ou rangez-les ailleurs dans la pièce. Placez les documents où ils devraient être. Les piles de papier sont l’un des plus grands obstacles à une organisation efficace. Au lieu de laisser tous les documents se rassembler sur votre bureau, créez un système d’archivage. Créez des fichiers différents pour chaque projet ou client et lorsqu’un document arrive dans votre bureau, assurez-vous qu’il arrive immédiatement à sa place.

Ayez des objectifs clairs
Plusieurs recherches ont montré que vos performances augmentent si vous avez des objectifs bien définis, personnels et structurés. Quel est le but de votre travail ? Écrivez-le et rappelez-vous de différentes façons, par exemple avec des notes prises et des paroles ou encore images. Scindez également l’objectif en des objectifs intermédiaires, alors il paraîtra plus facile à atteindre. Ainsi vous vous assurez d’être productif avec cette démarche.

Ne soyez pas multitâche

Évitez de faire plusieurs activités en même temps ! Cela vous fait perdre votre concentration, ne peut pas bien accomplir les tâches et même ne peut pas les terminer, perdant un temps précieux et générant de la frustration pour ne pas remplir les obligations de la journée. Il est préférable de planifier et de faire une chose à la fois.

Planifier toujours tous
Quand vous planifiez votre travail, répondez toujours à ces 6 questions. Quels sont vos objectifs? Que faut-il faire pour atteindre les objectifs ? Quelles tâches sont les plus importantes ? Combien de temps prennent les activités individuelles ? Quand doivent-ils être exécutés ? Combien de temps tampon devez-vous saisir ?

Marquer l’exécution du travail dans votre agenda ou calendrier
Programmez du temps dans votre calendrier pour toutes vos tâches à exécuter. Donnez-vous des marges, les choses prennent presque toujours plus de temps que vous ne le pensez. Avec une planification claire, vous pouvez également voir si vous avez le temps d’entreprendre de nouvelles tâches. Ainsi avoir un coup d’avance sur votre travail et maintenir une productivité de qualité.

Prévoir un début et une fin
Habituellement, les tâches ne se font pas en une journée. Saisissez à la fois la date de début et la date de fin dans le calendrier ou la liste des tâches. Ainsi, le jour où la tâche doit débuter au plus tard, et quand elle doit se terminer. Plusieurs personnes savent bien noter les échéances, mais oublient de planifier une date de début.

Faites des pauses

Vous pouvez trouver cette astuce étrange, mais prendre des pauses pendant votre période de travail vous aide à optimiser votre temps. Quand vous vous reposez un moment entre deux activités, buvez de l’eau, prenez un café, allez aux toilettes, marchez un peu, ça fait toute la différence ! Lorsque vous reprendrez vos activités, votre cerveau sera reposé et vous pourrez mieux vous concentrer sur les tâches. Cela vous aide à être plus productif et, par conséquent, à optimiser le temps consacré à chaque travail.

Turbo début de journée
Terminez chaque journée en planifiant pour demain. Décidez quelles sont les trois tâches les plus importantes et présentez-les sur votre bureau. Une bonne mesure des tâches à prioriser est qu’elles doivent être effectuées dans les 48 heures et ne peuvent être effectuées que par vous. Ensuite, traitez-les en premier le matin.

Petites tâches
Les petites tâches sont celles qui prennent moins d’une demi-heure environs pour être achevé. Vous les simplifier parfois parce que vous donnez la priorité à des choses plus importantes juger à vos yeux. Regroupez les petites tâches et réservez un certain temps chaque jour ou semaine pour les traiter. De cette manière, vous évitez qu’ils s’entassent ou ne soient pas terminés à temps.

N’attendez pas les autres
Vous êtes assis et vous attendez que vos collègues prennent l’initiative ? Ne fais pas ça. Agissez de manière proactive et supposez toujours que les autres vous attendent. Communiquer. Posez des questions, découvrez ce qui est prêt, ce qui est en suspens et ce que vous pouvez faire ensuite.

Éviter les interruptions                                                                                                         Une fois interrompu, il faut environ 90 secondes pour reprendre la tâche. Minimisez le nombre d’interruptions et de distractions. Ne lisez pas les nouveaux messages immédiatement après leur apparition. Si la tentation est trop forte, désactivez les notifications par e-mail ou par téléphone. Le monde ne s’effondre généralement pas parce que vous ne répondez pas dans l’heure.

N’abandonnez pas                                                                                                                      Il est difficile pour le cerveau de prendre de nouvelles habitudes, alors n’abandonnez pas prématurément. N’oubliez pas qu’il faut environ trois semaines pour qu’une nouvelle habitude commence à paraître naturelle. N’essayez pas non plus d’ajouter trop de nouvelles habitudes à la fois. A partir de deux, c’est bon.

Faite recours à la technologie

Plusieurs outils technologiques nous permettent de mieux nous organiser dans notre travail. Alors en profiter de cet avantage nous garantira une productivité non négligeable.