Je n’ai pas le temps: En résumé : 1) l’actualité 2) les objectifs et la préparation 3) Le déroulé et le business 4) La clôture et la dose d’humour
Je lis avec générosité: Lis alors tout le texte et tu découvriras des détails importants
Toutes les réunions se ressemblent à peu près. Et donc la structuration va être presque similaire. Néanmoins, c’est dans ton approche que la réunion va être différente et les cultures (africaines) font que ton approche doit s’adapter
- L’actualité légèrement abordée
Une bonne réunion commence souvent par les salutations – mais en Afrique – les salutations ne doivent pas s’arrêter au cadre formel. Si la réunion est avec un effectif de moins de 5 – il est conseillé de passer 5-10 min pour les « Salam -leikoum » – Ceci n’est pas une perte de temps mais une mise en situation car au finish une bonne réunion ce n’est pas seulement les objectifs, les discussions importantes, c’est surtout une rencontre humaine par-dessous tout. En commençant, demande à ton interlocuteur – des nouvelles de leurs familles, de comment la situation actuelle les affecte. Demande si c’est un petit groupe – comment les participants préparent par exemple la rentrée des classes. Ces questions simples balisent le terrain et met ton interlocuteur en posture joviale pour des échanges courtois et productifs. Dans cette partie introductive, reste flexible – si possible n’aborde pas le sujet de la rencontre. Si ton hôte, prend de l’eau – demande aussi de l’eau – S’il prend du thé – fais pareil. Ceci est fondamental si c’est une rencontre d’affaires. Ce n’est pas dans une rencontre d’affaire au cours de laquelle tu es sur le point de signer des millions que tu vas foutre tout en l’air par simple discordance de gout. Il faut chercher l’harmonie. Les gens donnent leurs business aux personnes qui leur ressemblent…
- Les objectifs et la préparation
Ici, c’est évident – une réunion doit avoir des objectifs clairs. Commence ta réunion en demandant : Que voulons-nous accomplir en cette réunion ? Cette question te permettra de recueillir ce qui est important pour tes interlocuteurs et quelque fois tu seras positivement étonné de ce que les gens veulent accomplir. Mais avant de venir à la réunion, je suppose ici que tu as bien préparé : As-tu révise ton PowerPoint ? as-tu préparé les documents ou supports visuels à distribuer ? As-tu cherché des informations sur le profil de tes interlocuteurs afin d’ajuster ou de calibrer ton speech ; quelles sont les caractéristiques du produit auxquelles le client est sensible ? as-tu pensée à ton prix minimal ; càd la valeur en dessous de laquelle tu ne pas céder ton produit ? as-tu pensé au lieu de la rencontre ? le cadre sera-t-il convenable (silencieux, bruyant, etc.) ?
Ce que je voudrais ajouter ici , c’est le plan B – càd – si la réunion échoue – à quoi cela va ressembler… et comment vas-tu sauver la situation ?
- Le déroulé et le business
Lors d’une réunion business – il est important de ne pas être bavard(e). Écoute beaucoup et répond peu. Si tu es le vendeur – tu as besoin que le client ait l’assurance que tu écoutes et qu’il a ton attention. Les téléphones, les sonneries, etc. ne doivent pas perturber. Quelle que soit la tonalité du client – reste courtois, jovial et ne t’emporte jamais même quand le client pose des questions, quelquefois saugrenues ou donnant l’impression de ne pas te faire confiance.
En mettant fin à une réunion, résume les points d’accord, de désaccord, de réflexion et de suivi. Il est acceptable de ne pas être d’accord sur tous les points – mais il est inacceptable de ne pas le reconnaitre et de ne pas suggérer un suivi. Après ceci, remercie profondément les participants pour leur temps.
Avant la séparation, ajoute une dose d’humour – je ne sais comment – mais tu as besoin que vous vous quittiez en souriant. Trouve une blague (apolitique !), une anecdote, etc. afin que les participants se quittent avec un sourire.